Venuerne vil gerne være sikre på, at store arrangementer forløber uden problemer, eller hvis der sker problemer, vil de gerne være sikre på, at det ikke er deres skyld. Med det i tankerne leverer de omhyggeligt udformede Banquet Event Orders (BEO’er), som eventkoordinatorerne skal underskrive. Selv om det kan være svært at sagsøge, hvis en BEO ikke følges til punkt og prikke, er det en juridisk kontrakt, og den bør læses omhyggeligt, inden den underskrives.
Hvad er en ordre til banketarrangementer?
Næsten alle større arrangementer, der planlægges på et hotel eller et særligt arrangement, kræver en BEO, som er en kontrakt, der beskriver alle detaljer i forbindelse med arrangementet. Hvis du er eventplanlægger, vil du gerne blive fortrolig med BEO’er, så du er i stand til at sikre, at alle detaljer er dækket korrekt.
Aftalen er ofte skitseret på en formular, der beskriver detaljerne for valg af mad og drikkevarer, audio/visuelt, opsætning af rum, bordcenterpieces, personalekrav og alle andre ting i forbindelse med dit arrangement. BEO’en indeholder en specificeret liste over de omkostninger, som du skal betale. Ovenstående oplysninger vil normalt være grupperet under underoverskrifter sammen med kontaktoplysninger, tidsplan, vilkår og betingelser for arrangementet og underskriftsblokke.
Læsning af BEO
Selv om det er indlysende, at du skal læse BEO’en og acceptere de vilkår, der er skitseret i aftalen, skal du også sørge for at læse det med småt. Det er vigtigt at være fuldt informeret om, hvad du går med til, herunder alle omkostninger.
Kontroller, at følgende er beskrevet i den generelle del af BEO’en:
- Informationer om kontaktperson på stedet, herunder et mobiltelefonnummer
- Brug af lokalerne på dagen for arrangementet (dobbelttjek, så du er sikker på, at de nævnte lokaler er de lokaler, du har besigtiget)
- Opsætning, start- og sluttidspunkter for arrangementet
- Det samlede antal forventede gæster
Mad- og drikkevarearrangementer
Et afsnit af BEO’en vil være afsat til mad- og drikkevarearrangementer. Du skal sørge for, at følgende er beskrevet i dette afsnit:
- Hele menuen, herunder alle retter
- Alle varer på en buffet, og hvordan hver station vil blive anbragt og placeret i lokalet
- Hvordan stedet har til hensigt at imødekomme behovene hos gæster med særlige diætbehov (f.eks. glutenfri eller vegetarisk kost)
- Servicetider
- Særlige punkter vedrørende service, såsom vin og mousserende vand på bordene
- En oversigt over alle madpriser
- En detaljeret liste over alkohol, herunder alkoholmærker og øl, der er tilgængelige i baren
Opsætning af lokalet
Den BEO bør specifikt beskrive hele opsætningen af lokalet. Dette omfatter:
- Placering af borde
- Antal siddepladser pr. bord
- Placering af madstationer
- Placering af underholdning (og oplysninger om eventuel indkvartering af underholdere, herunder opbevaring af udstyr, adgang til mad og drikke, omklædningsrum osv.)
- Lokalisering af bar(er)
Somme BEO’er kan endda indeholde et diagram over opsætningen af lokalet.
Audio/Visual og eksterne leverandører
Audio/visuelle arrangementer vil undertiden fremgå af en BEO, men da mange spillesteder giver A/V-tjenesterne i kontrakt til en tredjepart, kan der være tale om en separat kontrakt. Hvis det er inkluderet i BEO’en, skal du sikre dig, at alle detaljerne er klar, inden du underskriver kontrakten.
Vilkår og betingelser
Alle kontrakter, herunder BEO’er, har vilkår og betingelser, som du skal overholde. Sørg for, at du er bekendt med alle vilkår og betingelser, inden du underskriver dokumentet. Hvad er f.eks. vilkårene for aftalen i tilfælde af en annullering? Hvordan afgøres tvister, hvis en gæst f.eks. glider og falder?
Det er vigtigt at stille eventuelle spørgsmål til facilitetslederen og bekræfte detaljerne med din kunde, inden du underskriver. Når du har underskrevet BEO’en, er det en bindende kontrakt.