Les salons veulent être sûrs que les grands événements se déroulent sans accroc ou, s’il y a un accroc, ils veulent être sûrs que ce n’est pas de leur faute. Dans cette optique, ils fournissent des ordres d’organisation de banquets (BEO) soigneusement rédigés que les coordinateurs d’événements doivent signer. Bien qu’il puisse être difficile d’intenter un procès si un BEO n’est pas suivi à la lettre, il s’agit d’un contrat légal qui doit être lu attentivement avant d’être signé.
Qu’est-ce qu’un ordre d’événement de banquet ?
Presque tous les grands événements prévus dans un hôtel ou une installation pour événements spéciaux nécessitent un BEO, qui est un contrat décrivant chaque détail de l’événement. Si vous êtes un planificateur d’événements, vous voudrez vous familiariser avec les BEO afin de pouvoir vous assurer que tous les détails sont couverts correctement.
L’accord est souvent décrit sur un formulaire qui détaille les sélections pour la nourriture et les boissons, l’audio/visuel, la configuration de la salle, les centres de table, les besoins en personnel et tous les autres éléments relatifs à votre événement. Le BEO comprend une liste détaillée des coûts que vous devrez payer. Les informations ci-dessus seront généralement regroupées sous des sous-titres, ainsi que les coordonnées, le calendrier, les conditions de l’arrangement et les blocs de signature.
Lire la BEO
S’il est évident que vous devez lire la BEO et accepter les conditions décrites dans l’accord, assurez-vous également de lire les petits caractères. Il est important d’être pleinement informé de ce que vous acceptez, y compris de tous les coûts.
Vérifiez que ce qui suit est décrit dans la section générale de la BEO :
- Les informations du contact sur place, y compris un numéro de téléphone portable
- L’utilisation de l’espace pour le jour de l’événement (vérifiez deux fois pour être sûr que les espaces mentionnés sont les espaces que vous avez visités)
- Mise en place, heures de début et de fin de l’événement
- Le nombre total d’invités attendus
Arrangement des aliments et des boissons
Une section du BEO sera consacrée à l’arrangement des aliments et des boissons. Vous voulez vous assurer que les éléments suivants sont détaillés dans cette section :
- Le menu complet, y compris tous les plats
- Chaque élément d’un buffet, et comment chaque station sera installée et positionnée dans la salle
- Comment le lieu entend répondre aux besoins des invités qui ont des préoccupations alimentaires particulières (comme les régimes sans gluten ou végétariens)
- Les heures de service
- Les éléments particuliers concernant le service, tels que le vin et l’eau gazeuse sur les tables
- Une ventilation de tous les prix des aliments
- La liste détaillée des alcools, y compris les marques d’alcool et de bière disponibles au bar
Configuration de la salle
Le BEO doit spécifiquement décrire l’ensemble de la configuration de la salle. Cela comprend :
- L’emplacement des tables
- Le nombre de sièges par table
- L’emplacement des postes de restauration
- L’emplacement des animations (et les détails concernant l’hébergement des animateurs le cas échéant, y compris le stockage du matériel, l’accès à la nourriture et aux boissons, l’espace pour se changer, etc.)
- L’emplacement du ou des bars)
Certains BEO peuvent même inclure un diagramme de la configuration de la salle.
Audiovisuel et fournisseurs extérieurs
Les dispositions relatives à l’audiovisuel figureront parfois sur un BEO, mais étant donné que de nombreuses salles sous-traitent les services audiovisuels à un tiers, il peut y avoir un contrat distinct. S’il est inclus dans le BEO, assurez-vous que tous les détails sont finalisés avant de signer le contrat.
Termes et conditions
Tous les contrats, y compris les BEO, comportent des termes et conditions auxquels vous devez adhérer. Assurez-vous de connaître tous les termes et conditions avant de signer le document. Par exemple, quelles sont les conditions de l’accord en cas d’annulation ? Comment les litiges seront-ils réglés si, par exemple, un invité glisse et tombe ?
Il est important de poser toutes les questions au gestionnaire de l’établissement et de confirmer les détails avec votre client avant de signer. Une fois que vous avez signé le BEO, c’est un contrat contraignant.
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