Un tournoi de golf de bienfaisance peut être un excellent moyen de collecter une somme d’argent importante pour une bonne cause. Vous avez observé d’autres tournois qui semblent fonctionner comme des machines bien huilées, recueillant des centaines de milliers de dollars pour des organismes de bienfaisance.
Vous avez beaucoup de passion pour les causes caritatives, mais vous n’êtes pas un collecteur de fonds professionnel ou un planificateur d’événements. Comment font-ils ?
Si l’amour du golf est indispensable, le vrai secret d’un tournoi de collecte de fonds, ce sont les gens. Ayez la passion d’aider les autres. Constituez une équipe formidable. Nouez des relations et créez des réseaux avec de nouvelles personnes. Et travaillez ensemble pour faire du tournoi une expérience formidable.
Laissez-moi vous montrer comment ces conseils feront de votre premier tournoi de golf caritatif de collecte de fonds un succès garanti.
Trouver une cause et aider les autres
La première étape du succès est de planifier votre collecte de fonds caritative autour d’une cause qui vous passionne. Fixez-vous des objectifs en vous demandant :
- Pourquoi collectons-nous des fonds ?
- Qui en bénéficiera et comment ?
- De combien d’argent avons-nous besoin pour faire la différence ?
Si votre tournoi n’est pas déjà associé à une organisation ou une cause, vous devrez choisir un bénéficiaire pour votre événement. Il existe potentiellement des centaines d’organisations caritatives dans votre région qui pourraient bénéficier de vos efforts. Que votre passion soit l’éducation, les enfants, les animaux, la santé ou l’amélioration de la communauté, il y a une organisation caritative qui travaille pour une cause qui vous tient à cœur.
Puis, vous devrez vous connecter avec l’organisation bénéficiaire et décider ensemble comment votre tournoi de collecte de fonds aidera la cause ou l’organisation. Il est important de préciser. Les golfeurs, les sponsors, les bénévoles et les partenaires seront enthousiastes à l’idée d’aider un groupe spécifique dans le cadre d’un programme ou d’une initiative spécifique.
Bien que certains puissent être motivés par des slogans tels que « Sauver les baleines » ou « Nourrir les enfants », les études montrent qu’être plus spécifique quant aux personnes aidées ou au besoin satisfait augmente de manière exponentielle le succès de votre collecte de fonds.
Répondre à ces questions vous donnera une bonne idée de l’argent que votre tournoi de golf de bienfaisance doit collecter.
Soyez assez optimiste pour fixer un objectif de collecte de fonds qui fera une réelle différence, mais assez réaliste pour être encore réalisable.
En dernier lieu, confirmez que l’organisation a un statut d’organisme de bienfaisance 501(c)3 enregistré auprès de l’IRS. Si ce n’est pas le cas, consultez un professionnel de la fiscalité pour remplir les documents appropriés.
Avec un objectif clair pour guider vos efforts, vous vous lancerez dans la planification de votre événement. À part la gestion de dizaines de tâches au cours des prochains mois, ce sera l’une des parties les plus difficiles du projet. C’est pourquoi l’équipe que vous réunissez pour vous aider est la prochaine clé de votre succès.
Mettre en place une grande équipe
C’est vrai ce qu’on dit : aucun homme (ou femme) n’est une île. Vous avez un énorme projet qui vous attend. Mais vous n’êtes pas obligé de le faire seul et vous n’êtes pas obligé de savoir tout faire.
Réunissez un groupe de personnes ayant des compétences complémentaires et une passion pour votre projet et vous aurez un tournoi très réussi.
En constituant votre comité de planification, recherchez des propriétaires d’entreprises, des dirigeants communautaires et des golfeurs chevronnés. Soyez également à l’affût des personnes qui possèdent les compétences ou l’expérience suivantes :
- Affaires
- Ventes
- Gestion
- Collecte de fonds
- Marketing
- Communications
- Journalisme
- Relations publiques
- Graphisme
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Leadership
Le leadership de votre comité de planification est important. Ces personnes doivent bien travailler ensemble, être capables de gérer plusieurs projets et motiver les autres. Commencez par remplir trois rôles clés : président exécutif, responsable des opérations et responsable des communications marketing.
Président exécutif : Une expérience dans le domaine de la vente, des organisations à but non lucratif, de la gestion ou du développement commercial est un excellent choix pour le président du comité du tournoi. Il ou elle devra établir des relations et des partenariats solides avec les dirigeants de la communauté et les propriétaires d’entreprises en peu de temps et obtenir d’importants parrainages et dons.
Responsable des opérations : Les gestionnaires d’événements, de programmes ou de logistique sont bien adaptés à ce rôle. Une autre possibilité ici est de rechercher spécifiquement quelqu’un qui a de l’expérience dans la planification de tournois précédents. Le responsable des opérations supervisera la planification de l’événement ainsi que la logistique le jour de l’événement.
Responsable du marketing et des communications : Un choix judicieux pour ce rôle serait un dirigeant ayant une formation en marketing, en journalisme, en relations publiques ou en communication. Cette personne assurera l’interface avec les médias locaux, et fera la promotion du tournoi auprès des participants potentiels ainsi que du public. Il créera ou supervisera la création de publicités imprimées et numériques, un autre élément crucial pour le succès de votre tournoi.
Constituer des relations et des réseaux de travail
A mesure que votre comité de planification et votre base de bénévoles deviennent une équipe complète, gardez l’œil sur d’autres personnes talentueuses ayant une expertise spécifique et des relations sociales.
Conseillers
Vous rencontrerez des golfeurs chevronnés qui ont participé à des tournois précédents. Demandez-leur conseil. Leur expérience du monde réel vous fera probablement gagner du temps et écarter les problèmes potentiels.
Les collecteurs de fonds peuvent vous conseiller sur la stratégie marketing et la meilleure façon d’approcher les prospects de parrainage. Ce sont des sujets que tous les collecteurs de fonds connaissent bien. Leurs conseils peuvent vous aider à développer des relations solides et à susciter l’enthousiasme autour de votre tournoi de collecte de fonds.
Lorsque vous travaillez avec la direction du terrain de golf pour sécuriser votre emplacement, posez des questions. Ils sont également passés par là auparavant.
Si vous formez un partenariat solide avec un gestionnaire de parcours, ils peuvent même vous indiquer la direction des anciens commanditaires du tournoi.
Réseaux
Les golfeurs, les dirigeants communautaires et les propriétaires d’entreprises sont des choix intelligents lorsqu’il s’agit de votre planification initiale. Excitez ces personnes à propos de votre cause caritative, équipez-les de points de discussion et de brochures, et demandez-leur de travailler leurs réseaux. Ces leaders peuvent faire travailler leurs relations pour attirer à la fois des participants et des commandites.
Focusing on a Great Experience
Alors que le grand jour approche, faites attention aux petits détails qui peuvent faire une grande différence pour vos participants, bénévoles et commanditaires. Une partie de la réussite d’un tournoi de collecte de fonds consiste à atteindre (et à dépasser) votre objectif de collecte de fonds. Cependant, il est tout aussi important d’organiser un événement où tout le monde s’amuse et repart avec le sentiment d’avoir fait une différence.
Succès des bénévoles
La meilleure façon de s’assurer que vos bénévoles passent un bon moment est de prendre soin de toutes les petites choses. Assurez-vous :
- D’avoir un système en place pour l’enregistrement des inscriptions et assurez-vous que vos bénévoles sont informés du processus au préalable.
- Créer un système ordonné pour le stationnement des événements et, encore une fois, assurez-vous que vos bénévoles savent quoi faire le moment venu.
- Faites savoir à vos bénévoles, avant, pendant et après l’événement, que vous appréciez leur temps et leurs efforts. Faites-leur savoir qu’ils font une différence et assurez-vous de les inclure lorsque vous envoyez des cartes de remerciement.
Succès des commanditaires
Vos commanditaires mesureront le succès par votre exécution de l’événement ainsi que par votre reconnaissance de leurs contributions. Les sponsors seront heureux si vous suivez ces conseils :
- Lorsque votre sponsor a signé pour votre tournoi, vous avez accepté de faire de la publicité pour son association avec l’événement à certaines conditions. Assurez-vous que vos documents publicitaires, votre site Web et vos messages sur les médias sociaux, vos bannières le jour de l’événement, vos annonces de l’animateur et vos pochettes cadeaux respectent les termes de votre accord. Ainsi, si le sponsor vous a demandé d’utiliser un logo spécifique ou d’annoncer une promotion à venir, assurez-vous de le faire.
- Même si votre accord ne l’exigeait pas, assurez-vous de reconnaître la générosité de votre sponsor le jour de l’événement. Les documents remis aux participants doivent remercier vos sponsors et les scripts du maître de cérémonie doivent reconnaître verbalement leurs contributions. Envoyez une note de remerciement manuscrite après l’événement.
- Faites savoir à votre sponsor qu’il a fait la différence en soutenant votre tournoi de collecte de fonds. Tenez-les informés de l’évolution de votre collecte de fonds. Certains tournois ont même impliqué des bénéficiaires directs de l’organisme de bienfaisance. Selon les personnes que votre cause caritative aide, des enfants, des adultes ou même des animaux de secours pourraient être présents le jour de l’événement pour saluer et remercier les participants.
Succès des participants
Vos golfeurs passeront un bon moment et considéreront le tournoi de golf caritatif comme un succès après une journée amusante où ils ont le sentiment d’avoir fait une différence.
- Assurez-vous d’avoir des rafraîchissements disponibles à plusieurs endroits pendant l’événement ainsi que pour la réception qui suit. Vos golfeurs peuvent être dehors dans les éléments pendant cinq heures ou plus. De l’eau et des collations devraient être facilement disponibles.
- Les sacs-cadeaux que les participants emportent chez eux devraient inclure une brochure sur la cause et le bénéficiaire du tournoi. Certains tournois placent même des copies de ces brochures dans les voiturettes de golf.
- Veillez à ce que votre maître de cérémonie adresse un script aux golfeurs et les remercie de leur participation. Envoyez une note de remerciement à tous les participants après l’événement.
- Vos golfeurs apprécieront également de voir les personnes que la collecte de fonds a aidées. Avoir un groupe aidé par l’organisme de bienfaisance lors de l’événement pour offrir des remerciements rendra cet événement très spécial pour les golfeurs.
Mettre tout cela ensemble
Planifier et exécuter votre premier tournoi de golf de bienfaisance peut être une tâche intimidante. Cependant, concentrez-vous sur les gens et vous ne pouvez pas vous tromper.
Si vous avez la passion d’aider les autres, si vous aimez travailler ensemble avec des personnes talentueuses sur des projets, et si vous aimez construire et entretenir des relations professionnelles, vous avez toutes les compétences nécessaires pour mettre en place votre premier tournoi de golf caritatif de collecte de fonds réussi.
N’oubliez pas : ayez une passion pour votre cause, faites-en un effort d’équipe, construisez des relations, travaillez votre réseau, et créez une expérience agréable pour tout le monde.
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