Un torneo di golf di carità può essere un senso grande alzare una quantità significativa di soldi per una buona causa. Hai visto altri tornei che sembrano funzionare come macchine ben oliate, raccogliendo centinaia di migliaia di dollari per beneficenza.
Hai molta passione per le cause benefiche, ma non sei un professionista della raccolta fondi o dell’organizzazione di eventi. Come fanno?
Mentre l’amore per il golf è un must, il vero segreto dietro un torneo di raccolta fondi sono le persone. Avere una passione per aiutare gli altri. Mettete insieme una grande squadra. Costruisci relazioni e fai rete con nuove persone. E lavorate insieme per rendere il torneo una grande esperienza.
Lasciate che vi mostri come questi suggerimenti renderanno il vostro primo torneo di golf di beneficenza un successo garantito.
Trovare una causa e aiutare gli altri
Il primo passo verso il successo è quello di pianificare la vostra raccolta di fondi di beneficenza intorno a una causa che vi appassiona. Stabilisci degli obiettivi per te stesso chiedendoti:
- Perché stiamo raccogliendo soldi?
- Chi ne beneficerà e come?
- Di quanti soldi abbiamo bisogno per fare la differenza?
Se il tuo torneo non è già associato ad un’organizzazione o causa, dovrai scegliere un beneficiario per il tuo evento. Ci sono potenzialmente centinaia di enti di beneficenza nella tua zona che potrebbero beneficiare dei tuoi sforzi. Che la tua passione sia l’educazione, i bambini, gli animali, la salute o il miglioramento della comunità, c’è un ente di beneficenza che lavora per una causa che ti sta a cuore.
In seguito, dovrai metterti in contatto con l’organizzazione beneficiaria e decidere insieme come il tuo torneo di raccolta fondi aiuterà la causa o l’organizzazione. È importante specificare. I golfisti, gli sponsor, i volontari e i partner saranno entusiasti di aiutare un gruppo specifico con un programma o un’iniziativa specifica.
Mentre alcuni possono essere motivati da slogan come “Salva le balene” o “Nutri i bambini”, gli studi dimostrano che essere più specifici sugli individui aiutati o sui bisogni soddisfatti aumenta esponenzialmente il successo della tua raccolta fondi.
Rispondere a queste domande vi darà una buona idea di quanti soldi il vostro torneo di golf di carità deve raccogliere.
Siate abbastanza ottimisti da fissare un obiettivo di raccolta fondi che farà una differenza reale, ma abbastanza realistici da essere ancora raggiungibili.
Infine, confermate che l’organizzazione ha una condizione 501(c)3 caritatevole registrata presso il fisco. In caso contrario, consultate un professionista delle tasse per presentare i documenti appropriati.
Con un obiettivo chiaro per guidare i vostri sforzi, vi dedicherete alla pianificazione del vostro evento. A parte la gestione di decine di compiti nei prossimi mesi, questa sarà una delle parti più difficili del progetto. Ecco perché la squadra che riunisci per aiutarti è la prossima chiave del tuo successo.
Mettere insieme una grande squadra
È vero quello che si dice: nessun uomo (o donna) è un’isola. Avete un progetto enorme davanti a voi. Ma non dovete farlo da soli e non dovete sapere come fare tutto.
Raggruppate un gruppo di individui con abilità complementari e una passione per il vostro progetto e avrete un torneo di grande successo.
Quando formate il vostro comitato di pianificazione, cercate imprenditori, leader della comunità e golfisti esperti. Cercate anche persone che abbiano le seguenti abilità o esperienze:
- Business
- Sales
- Management
- Fundraising
- Marketing
- Communications
- Giornalismo
- Pubbliche relazioni
- Design grafico
Leadership
La leadership del tuo comitato di pianificazione è importante. Queste persone devono lavorare bene insieme, essere in grado di gestire più progetti e motivare gli altri. Comincia a coprire tre ruoli chiave: presidente esecutivo, responsabile delle operazioni e responsabile delle comunicazioni di marketing.
Presidente esecutivo: Un background nelle vendite, nel non profit, nella gestione o nello sviluppo degli affari è un’ottima scelta per il presidente del comitato del torneo. Lui o lei avrà bisogno di creare forti relazioni e partenariati con i leader della comunità e i proprietari di aziende in un breve lasso di tempo e assicurarsi importanti sponsorizzazioni e donazioni.
Conduttore delle operazioni: I manager di eventi, programmi o logistica sono adatti a questo ruolo. Un’altra possibilità è quella di cercare specificamente qualcuno che abbia esperienza nella pianificazione di tornei precedenti. Il responsabile delle operazioni supervisionerà la pianificazione dell’evento e la logistica del giorno dell’evento.
Responsabile del marketing e delle comunicazioni: Una scelta intelligente per questo ruolo sarebbe un leader con un background di marketing, giornalismo, pubbliche relazioni o comunicazione. Questa persona si interfaccerà con i media locali e promuoverà il torneo ai potenziali partecipanti e al pubblico. Lui o lei creerà o supervisionerà la creazione di pubblicità cartacea e digitale, un altro elemento cruciale per il successo del tuo torneo.
Costruire relazioni e reti di lavoro
Come il tuo comitato di pianificazione e la base di volontari crescono in una squadra completa, tieni d’occhio altre persone di talento con competenze specifiche e connessioni sociali.
Consiglieri
Incontrerai golfisti esperti che hanno partecipato a tornei precedenti. Chiedi il loro consiglio. La loro esperienza nel mondo reale ti farà probabilmente risparmiare tempo e ti eviterà potenziali problemi.
I fundraiser possono consigliarti sulla strategia di marketing e sul modo migliore di avvicinarsi ai potenziali sponsor. Questi sono argomenti che tutti i fundraiser conoscono bene. I loro consigli possono aiutarti a far crescere relazioni forti e a costruire l’entusiasmo intorno al tuo torneo di raccolta fondi.
Quando lavori con la gestione del campo da golf per assicurarti la posizione, fai domande. Anche loro ci sono già passati.
Se formate una forte partnership con il manager di un campo da golf, potrebbero anche indicarvi la direzione degli sponsor passati del torneo.
Reti
Golfisti, leader della comunità e proprietari di aziende sono scelte intelligenti quando si tratta della vostra pianificazione iniziale. Fai in modo che questi individui siano entusiasti della tua causa di beneficenza, dotali di punti di discussione e opuscoli, e chiedi loro di lavorare con le loro reti. Questi leader possono lavorare con le loro connessioni per attirare sia i partecipanti che le sponsorizzazioni.
Focalizzarsi su una grande esperienza
Quando il grande giorno si avvicina, presta attenzione ai piccoli dettagli che possono fare una grande differenza per i tuoi partecipanti, volontari e sponsor. Parte del successo di un torneo di raccolta fondi consiste nel raggiungere (e superare) il tuo obiettivo di raccolta fondi. Tuttavia, è altrettanto importante avere un evento in cui tutti si divertono e se ne vanno con la sensazione di aver fatto la differenza.
Successo dei volontari
Il modo migliore per assicurarsi che i volontari si divertano è quello di prendersi cura di tutte le piccole cose. Assicurati di:
- Avere un sistema in atto per il check-in delle registrazioni e assicurati che i tuoi volontari siano istruiti sul processo in anticipo.
- Creare un sistema ordinato per il parcheggio dell’evento e di nuovo assicurati che i tuoi volontari sappiano cosa fare quando arriva il momento.
- Far sapere ai tuoi volontari prima, durante e dopo l’evento che apprezzi il loro tempo e sforzo. Fate loro sapere che stanno facendo la differenza e assicuratevi di includerli quando spedite i biglietti di ringraziamento.
Successo della sponsorizzazione
I vostri sponsor misureranno il successo dalla vostra esecuzione dell’evento e dal vostro riconoscimento dei loro contributi. Gli sponsor saranno contenti se seguirete questi consigli:
- Quando il vostro sponsor ha firmato per il vostro torneo, avete accettato di pubblicizzare la loro associazione all’evento a certe condizioni. Assicurati che il tuo materiale pubblicitario, il sito web e i post sui social media, i banner del giorno dell’evento, gli annunci dell’emcee e i sacchetti regalo aderiscano ai termini del tuo accordo. Quindi, se lo sponsor ti ha chiesto di usare un logo specifico o di pubblicizzare una promozione imminente, assicurati di farlo.
- Anche se il tuo accordo non lo richiede, assicurati di riconoscere la generosità del tuo sponsor il giorno dell’evento. Il materiale distribuito ai partecipanti dovrebbe ringraziare i vostri sponsor e i copioni delle presentazioni dovrebbero riconoscere verbalmente i loro contributi. Invia un biglietto di ringraziamento scritto a mano dopo l’evento.
- Fai sapere al tuo sponsor che ha fatto la differenza sostenendo il tuo torneo di raccolta fondi. Tienili informati sui progressi della tua raccolta fondi. Alcuni tornei hanno persino coinvolto i beneficiari diretti della beneficenza. Secondo chi la vostra causa di carità aiuta, i bambini, gli adulti, o persino gli animali di salvataggio potrebbero essere presenti il giorno di evento per salutare e ringraziare i partecipanti.
Successo del partecipante
I vostri golfers avranno un grande tempo e considereranno il torneo di golf di carità un successo dopo un giorno divertimento-riempito dove ritengono come hanno fatto una differenza.
- Assicuratevi che avete rinfreschi disponibili nelle posizioni multiple durante l’evento così come per la ricezione dopo. I vostri golfisti potrebbero essere fuori negli elementi per cinque ore o più. Acqua e snack dovrebbero essere prontamente disponibili.
- Le borse regalo che i partecipanti portano a casa dovrebbero includere un opuscolo sulla causa e sul beneficiario del torneo. Alcuni tornei mettono anche copie di questi opuscoli nei golf carts.
- Assicurati che il tuo copione si rivolga ai golfisti e li ringrazi per aver partecipato. Inviate una nota di ringraziamento a tutti i partecipanti dopo l’evento.
- I vostri golfisti godranno anche di vedere gli individui che il fundraiser ha aiutato. Avere un gruppo aiutato dalla carità all’evento per offrire i ringraziamenti renderà questo un evento molto speciale per i golfisti.
Mettere tutto insieme
Pianificare ed eseguire il vostro primo torneo di golf di carità può essere un compito scoraggiante. Se però ti concentri sulle persone, non puoi sbagliare.
Se hai una passione per l’aiuto agli altri, ti piace lavorare insieme a persone di talento su progetti e ti piace costruire e coltivare relazioni professionali, hai tutte le capacità necessarie per organizzare il tuo primo torneo di golf per beneficenza di successo.
Basta ricordare: avere una passione per la tua causa, fare uno sforzo di squadra, costruire relazioni, lavorare la tua rete e creare un’esperienza piacevole per tutti.