Diensten willen er zeker van zijn dat grote evenementen probleemloos verlopen, en als er een probleem optreedt, willen ze er zeker van zijn dat het niet hun fout is. Met dat in gedachten geven ze zorgvuldig opgestelde Banket Event Orders (BEO’s) die evenementcoördinatoren moeten ondertekenen. Hoewel het misschien moeilijk is om een aanklacht in te dienen als een BEO niet naar de letter wordt gevolgd, is het een wettelijk contract en moet het zorgvuldig worden gelezen voordat het wordt ondertekend.
Wat is een Banquet Event Order?
Nagenoeg elk groot evenement gepland in een hotel of speciale evenementenfaciliteit vereist een BEO, dat is een contract waarin elk detail van het evenement wordt beschreven. Als u een evenementenplanner bent, wilt u vertrouwd raken met BEO’s, zodat u in staat bent om ervoor te zorgen dat alle details correct worden gedekt.
De overeenkomst wordt vaak geschetst op een formulier dat details bevat over selecties voor eten en drinken, audio / visueel, kameropstelling, tafelversieringen, personeelsvereisten en alle andere items met betrekking tot uw evenement. De BEO bevat een gespecificeerde lijst van kosten die u zult moeten betalen. De bovenstaande informatie zal meestal worden gegroepeerd onder subrubrieken, samen met contactinformatie, planning, voorwaarden en bepalingen van het arrangement, en de handtekening blokken.
Het lezen van de BEO
Hoewel het duidelijk is dat u de BEO moet lezen en akkoord moet gaan met de voorwaarden die in de overeenkomst worden geschetst, zorg ervoor dat u ook de kleine lettertjes leest. Het is belangrijk dat u volledig op de hoogte bent van hetgeen u overeenkomt, met inbegrip van alle kosten.
Controleer of het volgende in het algemene gedeelte van de BEO is vermeld:
- Informatie over de contactpersoon ter plaatse, inclusief een mobiel telefoonnummer
- Gebruik van de ruimte voor de dag van het evenement (dubbelcheck om er zeker van te zijn dat de genoemde ruimten de ruimten zijn die u heeft bezichtigd)
- Setup, begin- en eindtijden van het evenement
- Het totaal aantal verwachte gasten
Regelingen voor eten en drinken
Een deel van de BEO zal worden gewijd aan regelingen voor eten en drinken. U moet ervoor zorgen dat het volgende in deze sectie wordt vermeld:
- Het volledige menu, inclusief alle gangen
- Elk item bij een buffet, en hoe elk station zal worden ingesteld en gepositioneerd in de ruimte
- Hoe de zaal van plan is om de behoeften van gasten met speciale dieetwensen (zoals glutenvrije of vegetarische diëten)
- Servicetijden
- Speciale items met betrekking tot service, zoals wijn en bruisend water op de tafels
- Een uitsplitsing van alle voedselprijzen
- Een gedetailleerde lijst van alcohol, inclusief merken alcohol en bier beschikbaar aan de bar
Zaalopstelling
De BEO moet specifiek de gehele zaalopstelling schetsen. Dit omvat:
- Plaatsing van tafels
- Het aantal zitplaatsen per tafel
- Plaatsing van food stations
- Locatie van entertainment (en details betreffende accommodatie van entertainers indien van toepassing, inclusief opslag van apparatuur, toegang tot eten en drinken, kleedruimte, etc.)
- Locatie van bar(s)
Sommige BEO’s kunnen zelfs een schema van de zaalopstelling bevatten.
Audio/Visuele en externe leveranciers
Audio/visuele regelingen zullen soms op een BEO staan, maar aangezien veel zalen A/V-diensten aan een derde uitbesteden, kan er een afzonderlijk contract zijn. Als het is opgenomen in de BEO, zorg ervoor dat alle details zijn afgerond voordat u het contract ondertekent.
Voorwaarden
Alle contracten, met inbegrip van BEO’s, hebben bepalingen en voorwaarden waaraan u zich moet houden. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van alle bepalingen en voorwaarden voordat u het document ondertekent. Wat zijn bijvoorbeeld de voorwaarden van de overeenkomst in geval van annulering? Hoe worden geschillen beslecht als een gast bijvoorbeeld uitglijdt en valt?
Het is belangrijk dat u vragen stelt aan de facility manager en details bevestigt met uw klant voordat u ondertekent. Zodra u de BEO heeft ondertekend, is het een bindend contract.