Se um consultório médico vê um fluxo constante de pacientes todos os dias ou apenas uma gota de pacientes aqui e ali, o agendamento de consultas é a chave para funcionar sem problemas. Ele garante que nenhum paciente se “perca” no sistema. Sem mencionar que uma transição mais suave de paciente para paciente pode permitir aos médicos mais tempo de qualidade com cada indivíduo, respondendo a perguntas e sendo mais sensível a cada arquivo de caso. Por sua vez, os pacientes são mais felizes e têm mais paz de espírito.
Como gerir eficazmente a marcação de consultas no consultório médico
A satisfação tanto dos pacientes como do pessoal do consultório médico vale bem o esforço para renovar as práticas actuais de marcação de consultas, especialmente se as práticas actuais estão a criar o caos e a perder receitas. Os consultórios médicos mais eficientes e eficazes seguem estas oito diretrizes de agendamento de consultas:
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Forge a Timeline
Quantos pacientes serão atendidos semanalmente? Quantos dias um paciente pode esperar para ser visto? Quantas horas um médico quer trabalhar? Todos estes fatores determinam de forma coesa quantos médicos um consultório médico precisará e como será o horário, assim como quais protocolos um agendador seguirá.
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Avoid Double-Booking
Novos e difíceis pacientes nunca devem ser agendados duas vezes. No entanto, se for necessário fazer dupla marcação com outros pacientes, deve haver um profissional de saúde no consultório que seja capaz de acolher e fazer a consulta inicial com o paciente antes do médico entrar na sala de exames.
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Digite um Agendador de Marcações
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Even se o seu consultório médico for grande, é importante designar apenas um ou dois agendadores de marcações chave. A limitação do número de funcionários nesta posição permite um procedimento de agendamento de consultas mais regulamentado. O agendador pode aprender as preferências individuais dos médicos, horas, pacientes repetidos, etc. e como lidar apropriadamente com todos eles combinados.
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Agendamento de Ondas Modificadas
Neste tipo de agendamento de consultas, mais de um paciente é agendado para o início da hora e o final da hora é deixado aberto como um buffer no caso do médico precisar recuperar de consultas longas ou outras situações imprevistas. Isto reduz a quantidade de acumulação de pacientes mais tarde no dia. Tempos de espera reduzidos tornam os pacientes mais felizes.
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Pacientes similares do grupo
Alguns médicos apreciam ver pacientes com condições ou histórias médicas semelhantes no mesmo dia. Este método de marcação de consultas permite a um médico permanecer numa mentalidade médica mais focada, permitindo consultas e diagnósticos mais rápidos. Além disso, a equipe clínica pode manter um ritmo através das necessidades da consulta. Por exemplo, um médico pode estar falando com o próximo paciente enquanto o primeiro está fazendo uma radiografia.
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Sair do planejamento do consultório
Antes e depois que um médico estiver fora do consultório, reduza o número de consultas de acompanhamento. Se o tempo for reservado para novos pacientes e pacientes com novos sintomas, haverá menos caos no processo de agendamento de consultas e menos stress para o médico.
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Colaboração Clínica
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Um agendador de consultas normalmente não tem conhecimento clínico para verificar coisas como a prioridade do paciente por sintomas ou condições. É crucial que os agendadores possam colaborar com o pessoal clínico no agendamento de consultas, a fim de atender às necessidades dos pacientes da forma mais eficiente possível.
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Reconhecer as necessidades dos pacientes
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Os pacientes reservam tempo e até mesmo tiram o trabalho para marcar uma consulta. Os médicos devem ser pontuais e manter as consultas marcadas, bem como tentar manter os horários de consulta.
A marcação de consultas pode parecer muito básica e estas orientações podem parecer simples, mas isso não torna nenhuma delas fácil. Assim que o consultório médico ganhar uma reputação de eficiência e cuidados excepcionais, mais pacientes irão telefonar e entrar. O grande volume pode tornar a marcação de consultas e outras tarefas do consultório um pesadelo. Pode indicar que outro médico ou mais pessoal clínico precisa ser contratado.